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Assemblee societarie ai tempi di Covid-19 – Il Rappresentante Designato

Francesco Paolo

Dottore Commercialista - Revisore legale dei Conti
Direttore Responsabile «2020revisione»

Assemblee Societarie Ai Tempi Di Covid-19 – Il Rappresentante Designato
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Introduzione

Il D.L. n. 18 del 17.3.2020, con l’articolo 106 regolamenta lo svolgimento delle assemblee societarie in costanza di distanziamento sociale per pandemia da Covid-19.

Premesso che l’obbiettivo ultimo del legislatore, da un lato, è quello di tutelare la salute pubblica evitando assembramenti che potrebbero incrementare il numero di contagi. Dall’atro, è necessario che l’atto essenziale della vita societaria, l’assemblea per l’approvazione del bilancio d’esercizio, non sia procrastinato all’infinito.

Il comma 7 dell’articolo 106 prevede espressamente che: “Le disposizioni del presente articolo si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020”. Individuato, così, un limite temporale definito. “Ovvero – continua la norma – entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da COVID-19”. Riconoscendo normativamente il rischio sanitario e l’epidemia.

Il legislatore, con l’articolo 106, prevede per tutte le società una proroga fino a 180 gg dalla chiusura dell’esercizio per la convocazione dell’assemblea ordinaria. Per quanto attiene, invece, alle procedure assembleari, effettua una netta distinzione tra le società con ristretta base azionaria e le società di maggiori dimensioni.

Le società di minori dimensioni

Modalità specifiche sono previste per lo svolgimento delle assemblee delle seguenti compagini sociali:

le società per azioni;

le società in accomandita per azioni;

le società a responsabilità limitata;

le società cooperative;

le mutue assicuratrici.

Queste società possono scegliere di effettuare le votazioni assembleari con diverse modalità. Possono prevedere che il voto sia espresso con modalità elettroniche anche derogando a quanto stabilito nello statuto. Naturalmente la società deve predisporre tutte le misure necessarie affinché tale procedura sia espletata.

L’espressione del voto per le società a responsabilità limitata può avvenire anche con consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

La partecipazione dei soci all’assemblea può essere garantita attraverso mezzi di teleconferenza, che però permettano la corretta identificazione dei partecipanti, garantiscano l’espressione del voto e la sua segretezza, quando necessario.

Le società di grandi dimensioni

Per le società con base azionaria diffusa, in cui i soci sono, a volte, investitori istituzionali, la procedura individuata per le società minori è impraticabile. È materialmente impossibile utilizzare mezzi di telecomunicazione con la partecipazione di migliaia di soci e mantenere gli standard di sicurezza e affidabilità necessari.

Il legislatore per salvaguardare il diritto inalienabile alla salute e permettere, allo stesso tempo, lo svolgimento delle assemblee, è ricorso a sistemi già collaudati nel passato.

Per i seguenti soggetti giuridici:

  • le società con azioni quotate;
  • le società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione;
  • le società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante
  • le banche popolari;
  • le banche di credito cooperativo;
  • le società cooperative;
  • le mutue assicuratrici,

è stabilita, dal comma 4 dell’articolo 106, la possibilità di “designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall’articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, anche ove lo statuto disponga diversamente”.

Alle stesse società è data la possibilità, se specificata nell’avviso di convocazione, di far partecipare i soci all’assemblea esclusivamente per mezzo del rappresentante designato.

Delle modalità di svolgimento delle assemblee per il primo tipo di società, quelle di minori dimensioni, si è già trattato in precedenti interventi a cui si rimanda. In questa sede appare opportuno soffermarsi sulla figura del Rappresentante Designato.

Il Rappresentante Designato

Come visto, l’art. 106, commi da 4 a 6, del D.L. 17.3.2020, n. 18, consente alle società con base azionaria rilevante sopra individuate, di utilizzare la figura del “Rappresentante Designato” di cui all’articolo 135-undecies del D. Lgs. 24.2.1998, n. 59.

Questo sia per le assemblee ordinarie sia per quelle straordinarie da tenersi entro il 31.7.2020. Data quest’ultima giustificata dal fatto che la norma ha rinviato a 180 gg dalla chiusura dell’esercizio la convocazione dell’assemblea che, può tenersi entro 30 gg dalla convocazione.

Il Rappresentante delegato è quella persona fisica o giuridica scelta dalla società a cui i soci possono attribuire la delega a rappresentarli in assemblea.

L’attribuzione della delega è facoltativa, ma se la società ha stabilito di utilizzare tale figura in via esclusiva, è l’unico modo per partecipare all’assemblea da parte del socio. Ciò nel senso che, se nell’avviso di convocazione è comunicata la presenza del rappresentante designato, il socio non ha altro modo di essere rappresentato nell’assemblea se non conferendo delega allo stesso.

Procedimento di nomina

La nomina del Rappresentante Designato non è obbligatoria per la società, che può scegliere di utilizzare uno degli altri sistemi sopra individuati. Se però ci si avvale di tale figura, il CdA nel determinare l’ordine del giorno dell’assemblea, deve specificare nell’avviso di convocazione:

  • l’identità del rappresentante designato;
  • l’ordine del giorno dell’assemblea;
  • le modalità di conferimento della delega;
  • la scadenza entro cui la delega deve pervenire al rappresentante designato.

 Requisiti del Rappresentante Designato

Già abbiamo detto che il Rappresentante Designato può essere una persona fisica, in genere un professionista di fiducia della società, oppure una persona giuridica. Nella realtà, spesso tale ruolo viene assunto da grossi studi di avvocati associati, da professionisti o società specializzate oppure da notai.

La norma non prescrive particolari requisiti che il soggetto scelto deve possedere. Né dal punto di vista dell’indipendenza rispetto alla società, né dal punto di vista professionale. Naturalmente questi requisiti sono auspicabili e comunque deve garantire l’adeguata professionalità per gestire le deleghe. Di particolare delicatezza, intatti, è il trattamento dei dati e delle informazioni in esse contenute.

Comunque, il designato deve essere in grado di identificare la persona che ha diritto al voto seguendo le indicazioni fornite dalla società.

Deve saper valutare la legittimità della delega e del suo contenuto e conoscere le modalità di voto. Quest’ultimo aspetto è fondamentale per l’espressione del voto in conformità con le istruzioni ricevute.

Da quanto detto si evince che il Rappresentante Designato deve essere organizzato, vista l’esigenza di distanziamento sociale, anche con dispositivi tecnologici adeguati alla situazione.

Particolare attenzione va posta nel caso di designazione di una società a rappresentare i soci in assemblea. In questo caso, l’Organo Amministrativo della società designata individua la persona fisica che materialmente partecipa all’assemblea in forza di specifica procura.

Generalmente, è il legale rappresentante a svolgere il ruolo assegnato, ma potrebbe anche essere un componente del CDA o addirittura una persona non appartenente all’organico societario.

La delega

Il Rappresentante delegato non ha un limite stabilito di deleghe che può raccogliere. La delega conferita deve contenere le relative istruzioni di voto su tutti o su alcuni dei temi posti all’ordine del giorno.

A questo proposito è bene chiarire che il Rappresentante delegato non è legittimato al voto sugli argomenti per i quali non ha ricevuto istruzioni di voto. Ciò in quanto la delega rilasciata dal socio è limitata all’esercizio del voto sugli argomenti individuati.

In altre parole, il Rappresentante Designato non è un vero e proprio delegato ma un semplice nuncius del socio. È cioè il rappresentante che riporta una dichiarazione di voto del socio che l’ha designato e per la quale ha fornito le istruzioni.

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