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Libro Giornale e Libro Inventari: possibile non stamparli (evitando inutile carta)

Dottore Commercialista, Revisore Legale e Mediatore Professionista.
Giornalista pubblicista.
Oltre all’attività “ordinaria” contabile e fiscale e di controllo di gestione, è specializzato in Consulenza su Operazioni di riorganizzazione e risanamento societario e di Tutela e protezione dei patrimoni personali. Inoltre è specializzato nella Difesa del contribuente durante tutte le fasi del contenzioso tributario.
E-mail: luca.santi@studiosanti.it

Libro giornale e Libro Inventari: possibile non stamparli (evitando inutile carta)

Alla luce delle recenti modifiche normative introdotte dalla Legge n.58/2019 è ora possibile evitare di stampare in modo cartaceo del libro giornale e del libro inventari. Precisamente, il presente articolo, vuole fare il punto sulla questione, analizzando le possibilità offerte dalle recenti modifiche normative che permettono da quest’anno, anche per il libro giornale ed il libro inventari, la tenuta attraverso strumenti elettronici evitando la materializzazione, se non in caso di specifica richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. Ciò ricalca quanto già in vigore dal 6 dicembre 2017 per i registri Iva acquisti e vendite e dal 19 dicembre 2018 per quello dei corrispettivi.

Va anzitutto sottolineato che ad oggi non vi è alcuna specifica conferma in questo senso da parte dell’Agenzia delle Entrate, appunto, sulla possibilità di utilizzare i “normali” supporti elettronici per il libro giornale, il libro inventari, il libro dei beni ammortizzabili, il registro riepilogativo di magazzino e i mastrini contabili.

Tuttavia la conferma, nello specifico caso, in considerazione della modifica normativa introdotta, dovrebbe essere “scontata” se consideriamo quanto già accaduto in passato, quanto l’Agenzia delle Entrate (precisamente durante il Telefisco 2018) aveva concesso l’applicazione del principio del FAVOR REI (art. 3, comma 2 D.Lgs. 472/1997 in tema di Registri IVA acquisti e vendite.

Non sono sanzionabili, infatti, i contribuenti che in sede di accesso, ispezione o verifica provvedano, su richiesta degli organi di controllo, alla stampa dei registri Iva non precedentemente trascritti su supporti cartacei nei termini di legge.

L’Agenzia delle Entrate, sempre durante il Telefisco ha sottolineato come la regolare tenuta dei registri citati e, dunque, la non sanzionabilità per i contribuenti che non hanno, appunto, stampato nel termine di legge, sia legata al presupposto che la stampa degli stessi sia poi avvenuta in sede di accesso, ispezione o verifica.

La normativa di riferimento

Il decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34 (in vigore dal 30.6.2019) recante misure urgenti di crescita economica e per la risoluzione di specifiche situazioni di crisi, convertito, con modificazioni, dalla Legge 28.6.2019 n. 58 (S.O. n. 26 G.U. 29.6.2019 n. 151) ha introdotto interessanti novità in tema di registri contabili, permettendo dalla data del 30 giugno 2019 (termine di entrata in vigore della Legge di conversione) di derogare all’obbligo della stampa o dell’archiviazione sostitutiva degli stessi, andando a modificare il D.L. 10.6.1994 n. 357 (G.U. 11.6.1994 n. 135) recante Disposizioni tributarie urgenti per accelerare la ripresa dell’economia e dell’occupazione, nonché per ridurre gli adempimenti a carico del contribuente.

Ma vediamo precisamente il novellato normativo.

La modifica riguarda nello specifico l’articolo 7 del D.L. 357/1994 che al comma 4-quater detta: “In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto e’, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.

Con questa modifica quindi è possibile derogare, al comma 4-ter  che prevede: “A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”.

Pertanto dal 30 giugno 2019, è prevista la possibilità di poter tenere “solamente con sistemi elettronici” qualsiasi registro contabile, purché in caso di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza. Questo si traduce nel fatto che sarà possibile evitare la stampa o l’archiviazione sostitutiva di qualsiasi registro contabile.

La normativa civilistica e fiscale

Il codice civile (ex art. 2214 e seguenti) prevede che l’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve inoltre tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Tutto ciò non si applica ai piccoli imprenditori.

Inoltre i libri contabili, prima di essere messi in uso, dovranno essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto l’obbligo della bollatura o della vidimazione, dovranno essere bollati in ogni foglio dall’ufficio del registro delle imprese o da un notaio secondo le disposizioni delle leggi speciali. SI ricorda che il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente e non sono soggetti a bollatura né a vidimazione.

Fiscalmente, invece, occorre fare riferimento al DPR 29.9.1973 n. 600 (S.O. n. 1 G.U. 16.10.1973 n. 268) rubricato: Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi.

Precisamente l’articolo 14 (Scritture contabili delle imprese commerciali, delle società e degli enti equiparati) prevede che:

Le società, gli enti e gli imprenditori commerciali di cui al primo comma dell’art. 13 devono in ogni caso tenere:

  1. il libro giornale e il libro degli inventari;
  2. i registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto;
  3. scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito;
  4. scritture ausiliarie di magazzino, tenute in forma sistematica e secondo norme di ordinata contabilità, dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali. Nelle scritture devono essere registrate le quantità entrate ed uscite delle merci destinate alla vendita; dei semilavorati, se distintamente classificati in inventario, esclusi i prodotti in corso di lavorazione; dei prodotti finiti nonché delle materie prime e degli altri beni destinati ad essere in essi fisicamente incorporati; degli imballaggi utilizzati per il confezionamento dei singoli prodotti; delle materie prime tipicamente consumate nella fase produttiva dei servizi, nonché delle materie prime e degli altri beni incorporati durante la lavorazione dei beni del committente.

I soggetti stessi devono inoltre tenere, in quanto ne ricorrano i presupposti, il registro dei beni ammortizzabili (o libro cespiti) e il registro riepilogativo di magazzino.

Gli strumenti informatici

Il codice civile all’articolo 2215 bis (in vigore dal 13.7.2011) prevede al comma 1, che i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma.

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.

Senza le modifiche sopra commentate, quindi, entro 3 mesi dal termine per la trasmissione telematica delle dichiarazioni, e dunque entro il prossimo 28 febbraio 2020, occorre(va) procedere alla stampa dei registri contabili meccanografici riferiti all’ esercizio precedente, con riferimento sia ai registri “fiscali” (registri Iva) che quelli tenuti in ossequio alle disposizioni civilistiche (libro giornale e il libro inventari).

Tutto ciò potrebbe essere superato sulla base appunto della deroga apportata dal decreto sopra richiamato.

I documenti informatici sono conservati in modo tale che:

  1. siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilita’;
  2. siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali

Si ricorda che il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

La determinazione dell’imposta di bollo e le modalitià di versamento

Le regole per la determinazione dell’imposta di bollo variano a seconda che la contabilità sia tenuta:

– in modalità cartacea, in cui il tributo è dovuto ogni 100 pagine o frazione di esse nella misura di 16,00 euro, per le società di capitali che versano in misura forfetaria la tassa di concessione governativa (c.d. tassa sui libri sociali), oppure di 32,00 euro, per tutti gli altri soggetti;

– su supporto informatico, dove il tributo è dovuto ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse nelle misure precedentemente indicate di 16,00 o di 32,00 euro (art. 6 co. 3 del DM 17.6.2014).

Se la contabilità è tenuta in forma cartacea, l’imposta di bollo può essere assolta (cfr. art. 3 del DPR 642/72 e art. 16 della Tariffa Parte I allegata al DPR 642/72):

  • mediante pagamento ad intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate il quale rilascia, con modalità telematiche, apposito contrassegno;
  • nei modi di cui al D.Lgs. 9.7.97 n. 237, mediante pagamento ai soggetti autorizzati tramite modello F23 utilizzando il codice tributo 458T “Imposta di bollo su libri e registri – all. A, Parte I, art. 16, DPR 642/72” (ris. Agenzia delle Entrate 31.10.2001 n. 174).

Se la contabilità è tenuta su supporto informatico, l’imposta di bollo è versata (art. 6 co. 1 e 2 del DM 17.6.2014), in unica soluzione, con modalità esclusivamente telematica, nel termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (ossia entro il 30 aprile di ogni anno, oppure il 29 aprile, per gli anni bisestili).

Ricordo che mediante  il versamento va fatto esclusivamente utilizzando il modello F24 on line (art. 17 del DLgs. 241/97), con il codice tributo “2501”, denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”.

Riguardo al metodo di calcolo, si ritiene che si possa applicare solamente quello relativo alla conservazione sostitutiva tramite F24 che prevede, come meglio sopra specificato il pagamento di 16 euro ogni 2.500 registrazioni.

Sul punto l’Agenzia delle Entrate con RM. 161/E/2007 ha affermato che “per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalla righe di dettaglio”.

Dunque, se si guarda al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite, – nonché la registrazione della nota integrativa – mentre per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate.

Da ultimo, riguardo ai termini di pagamento, l’indicazione prudenziale è quella di versare l’imposta entro e non oltre il 29 aprile 2020 in quanto il 2020 è anno bisestile.

Relativamente poi ai registri Iva, previsti dal D.P.R. 633/1972, si ricorda che gli stessi sono tenuti «in esenzione dall’imposta di bollo» (articolo 39, comma 1, D.P.R. 633/1972).

Luca Santi
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